「雇用契約の完全電子化」労働基準法施行規則の改正により実現可能に、Holmes笹原氏に聞く

労働基準法施行規則が改正され、4月1日より、雇用契約の完全電子化の実現が可能となった。

従来は「労働条件通知書」の書面交付義務が発生していたが、改正により、電子メールなどによる交付が認められる。

労働者へ明示しなければならない事項に変更はないが、「労働者が希望した場合」、ファックス、GmailなどのWebメールサービスを含む電子メール、LINEやメッセンジャーなどのSNSメッセージ機能など「出⼒して書面を作成できる」方法での労働条件の明示が可能となった。

TechCrunch Japanは、契約書の作成から管理までを一括サポートするクラウドサービス「Holmes（ホームズ）」を運営するリーガルテック領域のスタートアップ、Holmesで代表取締役を務める笹原健太氏に、今回の改正について話を聞いた。

Holmesは3月、外食業や小売業、宿泊業などの多店舗展開企業向けの雇用契約ソリューション「Holmes for 店舗」をリリース。

Holmes for 店舗では、採用予定者との「内定通知書」「入社承諾書」「誓約書」「雇用契約書」などのやりとりをクラウド上で行い、店舗と本社の間でリアルタイムに共有。本社と店舗間における契約書業務の管理を一元化し、雇用契約業務を効率化する。

笹原氏いわく、雇用契約のフローは、大きく分類すると以下の2パターン、存在する。

1. 店舗ごとに採用、契約手続きも店舗の店長が行う。

2. 採用は店舗で行うが、書類のやり取りは本社が行う。

笹原氏は、「多店舗展開の場合は、多くの場合、店長たちのKPIは売上など。事務作業を行うことに対するインセンティブは弱い」と話す。だが、上記の2. のパターンにおいても、労働条件通知書は、一旦、店長に送られ、そこから労働者に渡されるというケースが多く、店長たちの負担となっていた。

Holmes for 店舗などのツールを用いることで、企業は本部による雇用契約のクラウド上での「中央統制」を図ることができる。そして今回、労働条件通知書の電子交付が認められたことで、“紙”を扱うプロセスは実質不要となり、この中央統制はより包括的なものに。労働条件通知書の交付に関しても、本社と店舗間において管理を一元化できるようになり、“雇用契約の破棄”などのリスクを生みかねない、労働条件通知書の不本意な交付漏れを抑えることが可能となった。

Holmesは4月1日、「白木屋」「魚民」「笑笑」などの飲食チェーンを展開するモンテローザがHolmes for 店舗を導入する運びとなったと発表。

モンテローザの人事担当者は「在職者だけで約2万人ものアルバイト従業員の書類を管理していますが、不備・不足無く揃え管理する事に多大な時間と労力がかかっています」「その書類を保管するスペースにも限界があり、今後の書類保管場所にも頭を悩ませておりました」と導入の理由について説明している。

笹原氏は今回の改正に関して「雇用契約は、ほぼ全ての企業に関わること」とコメントし、同社サービスの更なる需要拡大が見込めると説明した。

モンテローザを含む多店舗展開企業は「一店舗当たりの収益性が要。今回の改正は「店長の手間を削減し、より売上面に集中できる、良いスパイラルを生み出せる」（笹原氏）