経費精算に悩まされるビジネスマンや経理担当者にとっては、2016年度の税制改正は朗報と言える。領収書保管に関する規制が緩和され、早ければ2017年の1月1日から、スマホのカメラで撮影した領収書が税務書類として認められるようになるからだ。これにより、各従業員が領収書を受け取って社外でスマホで撮影したデータが経費精算に使えるようになる。領収書の原本を従業員から集め、台紙に貼ってとじ、7年間物理的に保管するといった手間や空間コストの削減にもつながる。
ただし、保管する領収書データには解像度や色階調などのほかに「領収書の受領後3日以内に“タイムスタンプ”を付与すること」という要件がある。タイムスタンプは、電子文書がその時点で存在していたこと、その時刻以降に改ざんされていないことを電子的に証明するものだ。この要件を企業が個別に満たすためには、日本データ通信協会が認定する時刻認証サービス事業者と契約し、事業者の提供するAPIなどを利用したタイムスタンプシステムを自社で構築しなければならず、いささかハードルが高い。
この動きにいち早く対応したのが、クラウド経費精算サービス「Dr.経費精算」を提供するBearTailだ。BearTailではスマホアプリに対応した国産の経費精算システムでは国内初となるタイムスタンプ付与機能がついた「Dr.経費精算タイムスタンプ版」を8月29日に発表。同日から利用申し込みを開始した。
Dr.経費精算タイムスタンプ版は、Dr.経費精算コーポレートプランをベースに、タイムスタンプ機能を追加。タイムスタンプには、セイコーソリューションズの時刻認証サービスを利用する。Dr.経費精算ですでに提供している2000人のオペレーターによる領収書入力代行、クレジットカードや交通系ICカードの利用明細自動取得といった機能との組み合わせにより、一連の経費精算業務を自動で、かつモバイルで完結することができる。領収書をはじめとするデータはすべてクラウド上に保管される。
スマホで撮影した領収書データを税務書類として利用するためには税務署への申請が必要だが、BearTailでは申請書類や添付資料、備え付け資料などのテンプレート提供も予定。また、導入に当たってのコンサルティングサービスで、企業の希望に応じて申請代行なども実施するという。
BearTail代表取締役の黒﨑賢一氏は「無駄な時間を省き、豊かな時間を作るという我々のミッションを、当面は“領収書の管理”という軸で突き詰めていく。世界的に見ればSAPの一員となったConcur（コンカー）が経費精算サービスの分野でNo.1だが、日本では我々のサービスを経費精算のスタンダードとなるようにしていきたい」と話す。
Dr.経費精算タイムスタンプ版の料金は、ユーザー1人あたり月額1080円から。2017年5月までにコーポレートプランとタイムスタンプ版の合計で1000社の利用を目指す。