企業の契約に関わる業務全般を最適化する契約マネジメントシステムを提供するHolmesは9月25日、企業内において発生する法務部と事業部との間の「契約業務の相談や回答」などのノウハウを蓄積した上で共有、活用ができるナレッジマネジメントシステムの「Holmes Knowledge Cloud」を提供開始すると発表した。
Holmesは6月に新ソリューションの「Holmes Project Cloud」の提供を開始したばかりだ。Project Cloudは、ビジネスに必要となる数ある契約をプロジェクト単位で設計し、最適化するための契約マネジメントシステム。Holmes代表取締役の笹原健太氏はHolmes Project Cloudのリリースを「新たなHolmesへのパラダイムシフト」と表していた。今回のKnowledge Cloudのリリースもそのパラダイムシフトの一環と言えるだろう。同社は他にも契約書の作成、承認、締結、管理をクラウド上で効率的に行うシステムの「Holmes Contract Cloud」も提供している。
笹原氏は「企業内において、事業部からすると法務部に法律的な相談が非常にしにくい状態にある。事業部と法務部の間には垣根がある。事業部は気軽に相談できる雰囲気ではないと感じ、法務部は『何故それを早く言はないのか』と感じることもある」と述べ、Knowledge Cloudで解決を目指す課題を説明した。Holmesのミッションは「世の中の紛争裁判をなくす」こと。契約が最適であれば紛争裁判はなくなる、そして、社内でより早く相談ができる環境を作ればその実現に近づく、と笹原氏は言う。
Knowledge Cloudでは、特定ユーザー間の相談ルームを設け、チャット形式のコミュニケーションを進めることで特定の課題に対するナレッジを作成していく。相談内容が解決されたか否かのステータス更新は相談者側で判断できるため、事業部は回答に納得するまで法務部とやりとりを続けることができる。
前述のように、Knowledge Cloudは「相談の窓口」としての役割を果たすほか、相談によって生まれたナレッジを蓄積し、共有、活用するためのプラットフォームでもある。例えば電話やメールで法務相談を行なった場合、回答者と相談者の間でのみ情報が共有され、属人化が発生してしまう。そのため、ナレッジをプラットフォーム上に蓄積する必要があった。Knowledge Cloudでは特定のナレッジに関する過去のドラフトから、公開時点の最新バージョンまでをまとめて管理することができ、バージョン単位の再編集や再公開も可能だ。これにより、法務部はナレッジの編集履歴を時系列で把握することができ、引継などの際、後任者に簡単に情報を共有できる。
そして笹原氏は「ただナレッジが蓄積されるだけでは意味がない」と指摘。Knowledge CloudはContract Cloudと連携させて利用することを前提に設計されている。Knowledge Cloudでは、Contract Cloudのアカウントで登録している特定の契約テンプレートにナレッジを紐付けることで、契約締結時にナレッジのチェックを強制する「チェックリスト」を表示することが可能だ。つまり、ユーザーは必要な時に必要なナレッジを確認することとなる。「見させて意味のあるものでなければ、ナレッジを蓄積しておいても意味がない。その結果、紛争裁判になってしまったり、利益などに影響を及ぼすことも。強制的に見させて防いだ方が良い」（笹原氏）。
