Microsoftは本日、Office 365の一連のサービスにBookingsという名の新サービスを追加することを発表した。Bookingsはカスタマーがオンラインソフトウェアを使用して事業者との予約を取ることを可能にするサービスだ。ビジネスとカスタマーが電話でのやりとりなしで予約が取れる機能以外に、Bookingsは予約管理に関連する他のこともまとめて行うことができる。例えば、予約の確認メールやリマインダーの送信、予約の変更やキャンセルの管理、事業者の社員が使うカレンダーのアップデートなどだ。
オンライン予約は例えば、レストランの席予約、医者への受診予約、地元の美容院の予約など、いくつかの業界で普及している。それに加え、スモールビジネス向けの汎用的なソリューションを提供しているところもいくつかある。例えば、SquareのAppointments、 Schedulicity、 Grouponの店舗用ソフトウェアなどだ。
ただ、Microsoft Bookingsの目的はビジネスにOffice 365のプラットフォームと連動するソリューションを提供することだ。
ビジネスには個別のウェブページを提供し、これはデスクトップとモバイルの両方で動く。カスタマーはそこから、予約可能な日付と時間を選択して、連絡先を入力すると予約が取れる。あとは、システムが予約管理周りのプロセスを自動で処理する。
カスタマーにはすぐに予約確認メールを送信し、予約時間の前にはリマインダーのメールを送る。また、予約の変更もカスタマーが自分で行うことができる。カスタマーはメールのリンクをクリックして予約サイトへと戻り、別の時間を選択するか、予約をキャンセルすることができる。
ビジネス側は、予約直前のキャンセルを防ぐために、予約時間のどれくらい前までにキャンセルの連絡をしなければならないかを設定できるとMicrosoftは言う。
一回予約サイトを設置すると、全ての情報がまとまったカレンダーに予約内容が同期される。ビジネスはそこでスケジュールの変更やキャンセルを行ったり、必要であれば予約の担当をスタッフに割り振けたりすることができる。新規予約をカレンダーに入力することも可能だ。カスタマーの口頭での予約や電話での予約にも対応できる。
特徴的な機能は「スプリット・ビュー」ができることだ。この機能では、隣り合わせでスケジュールを表示させることができ、どのスタッフがどこに予約が入っているかを把握することができる。
予約はそれぞれのスタッフのカレンダー、Office 365のOutliook、Outlook.com、さらにGoogle Calendarにも同期可能だ。
予約管理がBookingsの主な使い途だが、このシステムはビジネスがカスタマーリストを構築することにも活用できる。なぜならカスタマーが予約の際に個人情報を入力すると、自動でリストを生成するからだ。連絡先カードには、カスタマーの名前、住所、電話番号、メールアドレスといった個人情報とメモ書きも記載される。
Microsoftは、Bookingsのスタンドアローンアプリを数週間内にローンチし、ビジネスが予約やカスタマーの連絡先をいつでも管理できるようにする。
ビジネスが成長した時には、システムにスタッフを加えたり、予約ページを追加したりをすることを無料でできる。さらに、事業者のスタッフはOffice 365にサブスクライブしていなくても、サービスの一部を使用することができるとMicrosoftは伝える。事業者が1つ、Office 365 Business Premiumアカウントを持っていればいいということだ。
MicrosoftはOffice 365 Business Premiumプランにサブスクライブしていて、なおかつFirst Releaseプログラムに参加している人たちに最初にこのサービスを提供する。今後数カ月で、世界中のユーザーに展開する予定だ。利用可能になった際にはOffice365アプリランチャーから利用できるようになる。
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（翻訳：Nozomi Okuma /Website）